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Aides et conseils
La bonne gestion d’une Bibliothèque Municipale suppose l’utilisation d’un certain nombre d’outils professionnels.
Des fiches techniques rappellent l’essentiel à savoir dans des domaines aussi divers que l’informatisation, le multimédia, la rédaction d’un rapport administratif, le désherbage, etc. sont rassemblées dans notre "Boîte à outils". La Boîte à outil
Le désherbage Si ce terme a été choisi par les professionnels des bibliothèques pour illustrer un acte d’élimination des ouvrages, ce n’est pas un hasard mais bien au contraire une excellente image qu’il faut garder à l’esprit pendant l’action elle-même : Pourquoi enlève t-on les mauvaises herbes si ce n’est pour donner un meilleur aspect à une pelouse ou à une culture ? Pourquoi enlève t-on des ouvrages en bibliothèque ? Et derrière le mot aspect se situent bien évidemment le côté matériel du document (usure, détérioration) mais aussi le critère " intellectuel " du livre (obsolescence de l’informatisation, inadéquation à la demande …) Ainsi donc l’action de désherber a pour but essentiel d ‘améliorer la qualité des collections. Et ça marche : toutes les études montrent que le nombre de prêts augmente dès que l’on a désherbé les rayonnages. Quelle méthode pour désherber efficacement ? Quand on connaît les " réticences culturelles " de tout un chacun à se séparer des livres, un certain nombre de précautions sont à prendre avant de se lancer dans l’opération. 1-Réunir tous les " intervenants actifs de la bibliothèque " et faire comprendre la nécessité de désherber. 2-Déterminer les critères de sélections des livres à retirer
des rayonnages (livres usés, détériorés, périmés,
inadéquats, sans prêt depuis plusieurs années…). A noter : doivent être conservés tous les ouvrages concernant la commune !… 3. Décider de la destination des ouvrages désherbés : ils peuvent être pilonnés ou bien prêtés à des associations à titre permanent. Quelles procédures faut-il respecter ? Pour les ouvrages non inscrits à l’inventaire (les dons notamment…), il n’est imposé aucun formalisme, aucun justificatif à l’élimination. Pour les ouvrages inscrits à l’inventaire – qui font donc partie du domaine public de la commune – il convient d’établir une liste, de la transmettre au conseil municipal qui devra en vertu de l’article L122-20 du code des communes, et par délibération, procéder au déclassement (sortie du domaine public) et à l’aliénation des livres. Matériellement, il est nécessaire de rayer les livres du registre
d’inventaire et porter la mention " rebut " sur la page de
garde de l’ouvrage. Dans tous les cas la BDPO est à votre disposition pour vous conseiller et vous aider pour mener à bien ce désherbage.
ou l’odyssée d’un (nouvel) espace (multimédia) Vous êtes sans doute comme nous, vous l’avez commandé au Père Noël, votre lecteur DVD, non ? si ce n’est pas le cas, ne le ratez surtout pas pour la Saint Valentin ou vos 20 ans de mariage, car, on peut le dire aujourd’hui, il apparaît que le DVD est amené, à plus ou moins brève échéance à supplanter notre bonne vieille cassette VHS. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : déjà plus de 1500 films (en nouveautés, mais aussi en classiques) sont disponibles sur le marché, 2/3 des nouveautés paraissent en DVD, 5 millions d’unités ont été vendues en 1999 et on annonce une croissance de 350 % pour 2000 ! : commercialement, le VHS est mort, vive le DVD ! Cela dit, ce changement de support appelle quelques éclaircissements, tant au point de vue du support lui-même que des conséquences pour nous médiathèques : c’est l’objet de ce numéro d’Infolivre. Qu’est-ce que le DVD ? Une nouvelle technologie : le Digital Versatile Disc (DVD), c’est : un support numérique dit inusable (comme le CD audio), mais attention,
plus fragile que son grand frère Outre le film, le DVD propose généralement des suppléments
de programme : le " making of " du film (c’est à dire
le film du tournage), les bandes annonces, des clips, des scènes supplémentaires
non retenues au montage, des courts-métrages du même réalisateur,
l’interview et la filmographie des acteurs, du réalisateur,… des menus spéciaux accessibles sur ordinateur : jeux , liens internet,
forums de discussions Il est sûr que les deux supports (VHS et DVD) vont cohabiter le temps de constituer un fonds DVD suffisamment conséquent et pour ne pas pénaliser les usagers non équipés en lecteur DVD. Par ailleurs, tout un pan de la production filmique ne verra pas le jour en DVD tout de suite (les films étrangers de petite audience), sinon jamais : la majorité des films documentaires d’auteur (petits budgets, petites maisons de production) qui en dressant humblement le portrait ethno-socio de nos sociétés sont une de nos grandes richesses : charge à nous de continuer à les acquérir et les proposer à notre public. Notre démarche aujourd’hui serait donc de continuer à proposer une sélection cinéma de qualité sur ce nouveau support, de revisiter nos classiques largement " bonifiés " et susceptibles du coup d’intéresser un plus grand nombre, sans oublier les " blockbuster " (grosses productions hollywoodiennes) pour ne pas " louper " notre public ado ou amateur du genre : il nous faut donc commencer à constituer une collection de DVD tout en continuant à acquérir du VHS dans les domaines non couverts par le DVD. Une expérience pilote : la Médiathèque de Céret : Ce serait mal connaître Annie Alric si l’on pensait que le démon du DVD ne l’avait pas déjà démangé ! attentive à toute innovation porteuse d’intérêt pour son établissement et ses usagers, elle démarre, avec l’aide de la BDPO, une offre DVD. Mais laissons lui plutôt la parole : " VHS…DVD ? Face à l’arrivée massive du DVD sur le marché, la BM de Céret s’est interrogée sur l’évolution des supports vidéos dans les médiathèques. En septembre, un questionnaire était alors soumis aux adhérents : -une partie des personnes interrogées ne connaissait pas ce support La dizaine de DVD prêtée, en novembre, par la BDP a connu un réel succès après les fêtes de fin d’année, une partie des adhérents s’étant alors équipée (lecteur, Play station 2, DVD Rom). Pour répondre à une demande de plus en plus pressante de ce public, nous avons décidé de consacrer une part du budget vidéo à l’achat de DVD. Cette décision n’est pas tout à fait innocente car elle permettra de résoudre en partie le problème du manque de place dans les réserves. Quoi qu’il en soit, le VHS nous paraît condamné à brève échéance, si l’on en croit la satisfaction du public unanime quant à la qualité et aux performances de ce nouveau support. "
Le succès d’une informatisation passe par trois étapes : une bonne réflexion préalable Selon les besoins d’une bibliothèque ou d’une autre, certains points peuvent revêtir plus ou moins d’importance, les réponses " informatiques " seront alors différentes. Il est donc nécessaire de se poser les bonnes questions : S’agit-il simplement d’améliorer la gestion interne de
la bibliothèque ? Si oui, à quel public : adulte, scolaire, universitaire ?… S’agit-il d’offrir au public un accès en direct à des
services : A ces questions, il faut répondre pour le présent et surtout
pour un futur proche. Même si la réglementation vous permet un achat sans marché, il est indispensable de formaliser un cahier des charges. Ce document vous permettra de décrire : votre commune et votre bibliothèque Au moment du choix, n’oubliez pas que le matériel reste un accessoire : la dynamique du système vient du logiciel, il est éventuellement possible de séparer les deux acquisitions. Mise en Œuvre : mettre en place une organisation méthodique L’informatisation est l’occasion de procéder à un bon désherbage de votre bibliothèque (confer Infolivre n°14). C’est un préalable important : si vous désherbez, non seulement vous rendez votre fonds plus attrayant mais aussi vous vous allégez (considérablement dans certains cas) les tâches d’informatisation. Prévoir, en même temps, que la prestation d’acquisition,
les modalités de la formation indispensable pour : Evaluer – et faire comprendre – les moyens nécessaires à la
mise en œuvre de l’informatisation : Nos conseils : Mieux vaut renoncer à une informatisation ( ou la reporter) plutôt
que – par faute de moyens – mettre en place un système insuffisant
par rapport à vos besoins.
Les bénévoles Il n’est pas de points-lectures, de petits bibliothèques municipales ou de futures grandes bibliothèques qui ne se soient à l’origine crées ou dynamisés sans BENEVOLES. La présence de personnes motivées et volontaires est – en l’absence de textes législatifs ou réglementaires en matière de bibliothèque – un élément fondamental de la vie du " service de lecture publique " qu’est une bibliothèque. Qu’il s’agisse, dans de toutes petites communes, d’organiser et de gérer le prêt de livres, qu’il s’agisse dans des bibliothèques structurées et " institutionnalisées " d’aider à la mise en place d’animation et à une véritable intégration dans la vie culturelle locale, les bénévoles ont un rôle déterminant. Mais le " défi " n’est pas mince. D’une part, au fur et à mesure de la montée en régime de son action et de son intervention, le bénévole va conduire " sa " bibliothèque jusqu’à un niveau qui amènera la commune à envisager la création d’un emploi de la Fonction Publique et donc – cruel paradoxe – à adapter ou à remettre en cause le rôle du bénévole. D’autre part, même dans les étapes qui précédent une telle éventualité, le bénévole remplit une fonction de véritable " service public de la lecture " et se doit, tout bénévole et volontaire qu’il est, à un certain nombre de " droits et obligations ". La " charte du bibliothécaire volontaire " récapitule ces " obligations librement consenties " vous en trouverez le texte en pièce jointe avec cet Infolivre. Pour notre part, à la B.D.P.O., ce que nous voudrions mettre en avant, ce que nous nous efforçons d’encourager par notre action et par nos sessions de formation, c’est l’indispensable " professionnalisation des pratiques ". Ceci passe bien évidemment par des formations à la B.D.P.O., par la mise en œuvre de méthodes de travail répondant à des normes, par la réalisation d’un rapport d’activité annuel (même succinct) à l’attention des élus, par le suivi des conseils que nous donnons au fil des Infolivres. Les témoignages ci-joints sont parfaitement révélateurs de " l’esprit professionnel " du bénévole et de l’évolution que son " action professionnelle " engendre sur le développement des bibliothèques municipales… Alors vive les " bénévoles professionnels " !… Frais de déplacement …Par exemple pour assister aux journées de formation de la Bibliothèque Départementale des Pyrénées-Orientales un bénévole peut envisager de demander le remboursement de ces frais de déplacement. Ce n’est bien évidemment pas une obligation pour la mairie mais le décret n°91-573 du 19 juin 1991 prévoit une telle possibilité. La démarche à suivre est donc de demander un accord préalable au maire ; ce faisant outre le légitime dédommagement financier, la procédure a le mérite de permettre aux élus de porter sur la bibliothèque un regard plus administratif. Assurances La très grande majorité des bibliothèques est située dans des locaux communaux donc assurés par les mairies en ce qui concerne le local et le public. Il convient toutefois de vérifier que les personnes bénévoles
sont bien assurées quant aux risques liés à leur travail
dans les locaux communaux (accident du travail ou dommages qu’ils pourraient
causer à des tiers). Dans les deux cas, il faut s’assurer que la mairie ou l’association ait bien signalé la situation des bénévoles à leur assureur.
Le monde change. Les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (N.T.I.C.) permettent désormais à tout un chacun d’accéder aux mondes du savoir, de la formation, de l’information et du loisir sur de nouveaux supports dits multimédias : aujourd’hui, le cédérom, internet, le DVD ; demain, l’ " assistant personnel ", le téléphone mobile et le e-book (livre électronique). En outre, le numérique -mariage du texte, de l’image et du son ainsi que les liens hypertextes (c’est-à-dire la possibilité, d’un simple clic sur un mot, d’accéder instantanément à une autre partie du texte)-, en bouleversant notre rapport au texte, bouscule notre mode d’accès à la connaissance et partant, jusqu’à notre manière de penser… Une véritable révolution (la troisième dans le domaine de l’écrit après l’apparition du Codex et l’invention de l’imprimerie) que les bibliothèques ont le devoir de ne pas rater. Et cela pour plusieurs raisons : 1-Afin de continuer à jouer notre rôle de démocratisation de la culture (mot, on l’entend bien aujourd’hui, pris dans son sens le plus large), nous nous devons de familiariser certaines populations défavorisées à l’utilisation de ces nouveaux outils, sous peine d’assister à l’émergence d’une nouvelle fracture, numérique celle-ci, baptisée " illectronisme ". 2-Les NTIC ont une image de modernité que les bibliothèques auraient tort de négliger en terme d’attractivité. 3-Une grande partie de la documentation passe désormais par les " autoroutes de l’information " (internet) et les cédéroms. Ne pas la proposer au public limitera de plus en plus considérablement l’offre documentaire de la bibliothèque. Ainsi par exemple, l’encyclopédie Universalis a vu sa dernière édition papier, sa mise à jour n’est plus disponible que sur cédérom et il est à prévoir bientôt que seule la version internet sera consultable par abonnement payant. C’est pourquoi, après le topo d’Infolivre du mois de février sur le DVD (nouveau support du film), et avant de parler prochainement de la mise en ligne du catalogue de la B.D.P. sur internet, nous nous proposons ce mois-ci de faire le point sur les différentes aides auxquelles les bibliothèques du réseau peuvent recourir : l’aide financière que l’Etat octroie pour la création d’Espaces Culturels Multimédias, l’aide du Conseil Général des Pyrénées-Orientales à l’équipement informatique des bibliothèques du département, la création d’un service d’aide et de conseil au sein de la B.D.P.O. Les espaces culturels multimédia : ECM Dans un objectif de démocratisation culturelle, le Ministère de la Culture, via les Directions Régionales des Affaires Culturelles (DRAC), a décidé à partir de 1998 de soutenir la création de lieux d’accès publics au multimédia implantés dans des établissements culturels ou socioculturels existants. Sa volonté est de promouvoir les contenus culturels du multimédia auprès des publics gérés par ces établissements : il ne s’agit pas de faire du multimédia pour du multimédia mais de faire émerger une véritable culture multimédia, charge aux bibliothèques de travailler sur les notions de lecture et d’écriture, voire d’ateliers d’expression artistique que ces nouveaux supports permettent de développer. L’autre souci du Ministère est d’opérer un véritable maillage territorial aussi bien en zone urbaine que rurale. Sachant que dans notre département, seul Prades bénéficie d’un lieu labellisé ECM (Cinéma Le Lido), tout reste à faire… Cette aide prend la forme d’une subvention de fonctionnement d’un montant maximal de 200.000 F. représentant au plus 50 % du budget, pour une enveloppe nationale de 10 MF. Pour être éligible à cette subvention, l’établissement doit posséder 5 micros ordinateurs, du personnel qualifié multimédia et offrir un accueil public gratuit. Pour ce qui nous concerne, Le dossier est à retirer auprès de Mme Isabelle Martinez de la DRAC de Montpellier. A ce jour, 130 ECM ont été créés sur le territoire national dont 52 en bibliothèques municipales, 29 centres culturels (MJC), 12 cinémas, 10 théâtres, 9 écoles de beaux arts, 5 lieux de musique actuelle, 5 centres scientifiques et techniques. L’aide du Conseil Général des P.O. Le Plan de Développement de la Lecture Publique et des Bibliothèques voté en 1999, a été cette année renforcé afin de soutenir encore davantage l’effort informatique des communes de notre département. Ainsi, le taux de subvention du Conseil Général à l’achat de matériel informatique a été porté de 30 à 50 % du montant de l’opération. Rappelons que cette aide porte non seulement sur le matériel et le logiciel destinés à l’informatisation de la bibliothèque , mais aussi sur tout équipement dédié au multimédia : postes de consultation internet, lecture de cédéroms, imprimantes, etc… Structuration d'un service BDPO La mise en ligne sur internet du catalogue de la B.D.P.O. est en phase préparatoire (acquisition de logiciels et d’un serveur, formation, expérimentation,…) : un prochain numéro d’Infolivre sera consacré à cette action et à son apport pour le réseau. D’ores et déjà, il est permis de signaler que c’est une véritable structure d’assistance technique et de conseils qui se met en place au sein de la BDP. Sous la houlette de Didier Lavieille (bibliothécaire que l’on ne présente plus au titre de " son " secteur vidéo), grâce aux compétences informatiques de Françoise Sala (qui n’a pas fait appel à ses conseils ? …) et à l’apport d’un agent spécialisé recruté pour 6 mois, vous aurez dans les prochains mois la possibilité de faire appel à un véritable " service " qui, personne n’en doute plus aujourd’hui, est appelé à se développer fortement et rapidement dans les bibliothèques. Avec les NTIC, des ressources nouvelles s’offrent à nous, de nouvelles possibilités d’élargir notre activité et nos publics se font jour : on ne peut plus ignorer ces avancées sous peine de marginaliser notre action. Tout cela ne va pas sans poser une multitude de questions, d’une façon générale, sur une redéfinition de notre rôle et de nos missions. D’un point de vue pratique, sur la manière d’organiser ces nouveaux services : comment aménager l’espace, quel système informatique choisir, quels accès autoriser librement ou à encadrer, etc… Nous reviendrons dans ces colonnes sur toutes ces questions, au fur et mesure que les besoins se feront sentir, afin d’aborder sereinement la belle aventure du multimédia !
Rapport d'activité d'une biliothèque municipale La bibliothèque, qu’elle ait un statut de service municipal en régie directe ou qu’elle soit de service associatif, est un service public géré au service de la communauté. A ce titre, le personnel (salarié ou bénévole) s’engage à concourir à l’accomplissement de missions d’intérêt général. Afin d’y parvenir au mieux, il se doit d’informer son autorité de tutelle aussi souvent que nécessaire et au minimum une fois en fin d’année par le biais d’un rapport d’activité. Ce rapport est un acte administratif qui répond à un certain nombre de règles de forme, de fond et de contenu : Forme : 2 ou 3 pages (avec frappe très espacée… technique "discours" c’est
beaucoup plus lisible). Diffusion : large Présentation en 3 parties : I/ Missions et Moyens Les missions : un texte rappelant ce qu’est une bibliothèque municipale : …lieu d’accueil… seule institution culturelle … outil au service de la commune et de ses habitants… la bibliothèque municipale doit offrir à chacun la possibilité d’une lecture d’information, de formation ou de loisir… Sur un plan technique le bibliothécaire a pour fonction de constituer, traiter et communiquer ses collections de documents (livres, CD, vidéo...)… Les moyens : pas de texte : des chiffres ! II/ Les activités de l’exercice 2 ou 3 chapitres en concordance avec les missions : . Le prêt : statistiques . La gestion des documents (avec une " phrase choc " du genre : en bibliothèque municipale une heure de prêt au public = 1h de travail bibliothèque fermée, on peut l’écrire : c’est vrai et recommandé par des instructions nationales !) - Acquisitions (à situer avec des statistiques nationales) En conclusion, un indicateur rapide (augmentation du nombre d’inscrits, nombre de " visiteurs " à l’année…) III/ Perspectives Année +1 S’appuyer sur les constats (force ou faiblesse !) de l’année précédente pour justifier les projets à venir (augmentation d’un fonds, création d’une section CD, rénovation de locaux…etc…) Avec un tel rapport, la bibliothèque municipale pourra mieux faire connaître son action auprès de ses décideurs (responsables administratifs et élus municipaux). Or seule cette bonne connaissance de l’action de la bibliothèque est susceptible d’aider à la prise de décision en sa faveur !… Et puis n’oubliez pas que la BDP et toute son équipe sont à votre disposition pour vous aider à réaliser cet important document…
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